Dateien

Jeder Datei muss ein Inhaltstyp zugeordnet werden. Ein Inhaltstyp definiert ein fachliches Topic und beschreibt den fachlichen Inhalt einer hochgeladenen Datei.

Dateien, die keinen Inhaltstyp zugeordnet haben, können nicht gespeichert werden.

Der Titel soll/kann eine individuelle Kurzbeschreibung eines Dateiinhaltes beinhalten, der auch für Dritte verständlich ist. Im Besonderen sollte der Titel dann verwendet werden, wenn der Dateiname & der Inhaltstyp nicht ausreichend sind.

Die Beschreibung soll/kann eine kurze, inhaltliche Zusammenfassung über den Inhalt der Datei enthalten. In der Beschreibung sollten die wichtigsten Begriffe verwendet werden, um die Datei wieder auffinden zu können.

Zusätzlich können Anmerkungen angebracht werden, die sich auf den Inhalt der Datei beziehen und in der Datei selbst noch nicht vorhanden sind, aber für das Verständnis des Lesers von Bedeutung sind.

Zahlreiche Dokumente/Schriftstücke der öffentlichen Verwaltung enthalten eine Geschäftszahl, die in dem Dokument aufgelistet ist. Ebenso führen auch zahlreiche Unternehmen eine eindeutige Geschäftszahl auf ihren Dokumenten an.

Wenn Sie eine Datei hochladen, die eine Geschäftszahl des Ausstellers des Dokumentes beinhaltet, so führen Sie bitte diese Geschäftszahl in diesem Eingabefeld an.

Dies dient zum Auffinden von Dokumenten innerhalb des EDM-Systems und zur Kommunikation mit Beteiligten ausserhalb des EDM-Systems (zum Beispiel via Telefon oder E-Mail).

Wer ist der Ansprechpartner für dieses Topic und damit verantwortlich für den Inhalt des Dokumentes.

Stichwörter können als Ordnungs- und Ablagebegriffe verwendet werden.

Die Stichwörter sind nur für Sie und Ihre Mitarbeiter im selben Unternehmen bzw. für Sie und Ihre Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung sichtbar. Stichwörter können dazu benutzt werden um Dateien/Dokumente in Zukunft leichter wieder zu finden.

Andere Benutzergruppen können Ihre Stichwörter nicht einsehen.