Reihenfolge
Für jede Referenzliste ist eine Standardreihenfolge der Einträge festgelegt – das ist zB jene Reihenfolge, in der die Einträge der Liste in einer Rechtsgrundlage oder in einem Standard veröffentlicht sind. Zunächst werden die Einträge in dieser Standardreihenfolge dargestellt. Durch Klick auf einen Spaltenkopf kann jedoch auch zu einer alphabetisch auf- bzw. absteigenden Reihenfolge nach den Einträgen der entsprechenden Spalte gewechselt werden. Die Standardreihenfolge kann durch Klick auf den am oberen Ende der Seite dargestellten anwählbaren Text „Standardreihenfolge“ wiederhergestellt werden.
Suche/Filterung
Die Referenzlisteneinträge können durchsucht bzw. gefiltert werden. Nach Eintragen des Suchtexts und Starten der Suche werden nur noch jene Einträge der Referenzliste angezeigt, die den gesuchten Text (in mindestens einer beliebigen Spalte) enthalten. Durch Klick auf „Suche löschen“ wird zur Anzeige aller Einträge der Referenzliste zurückgewechselt. Alternativ kann dazu auch die Suche nach einem leeren Text verwendet werden.
Mehrere Seiten (Blättern) / Eine Seite
Besitzt eine Referenzliste eine große Anzahl von Einträgen, so werden diese zunächst auf mehrere Seiten verteilt angezeigt. Zwischen den verschiedenen Seiten kann am rechten unteren Ende jeder Seite durch Klick auf die Seitennummer bzw. auf „zurück“ (vorige Seite) und „weiter“ (nächste Seite) gewechselt werden. Für manche Zwecke ist es nützlich, auch im Fall einer großen Anzahl von Referenzlisteneinträgen alle auf einer Seite angezeigt zu erhalten. Zu einer solchen Darstellung kann durch Klick auf „Liste auf einer Seite anzeigen“ gewechselt werden. Anschließend kann analog wieder zur mehrseitigen Darstellung zurückgegangen werden.
Exportformate
Am unteren Seitenende sind mehrere verschiedene Exportformate abrufbar. Zur Verwendung für die Initialisierung und Aktualisierung lokaler Referenzlistendaten externer Applikationen wird die Verwendung des XML-Formats empfohlen.
Eintrags-Identifikation
Bei den meisten Referenzlisten ist für jeden Eintrag genau eine Identifikation verfügbar (Code, Nummer, usw.) – diese ist für die Verwendung im elektronischen Datenaustausch vorgesehen. Bei manchen Referenzlisten sind für jeden Eintrag mehrere Identifikationen verfügbar. In solchen Fällen geht aus den Schnittstellenbeschreibungen hervor, welches der Identifikationsschemata für den elektronischen Datenaustausch herangezogen wird.
Bei einigen Referenzlisten werden sogenannte GTINs – Global Trade Item Numbers – zur Identifikation der Einträge im elektronischen Datenaustausch verwendet. Dabei handelt es sich um 13-stellige Nummern, die von der Organisation GS1 („global standards and solutions“) aus einem Nummernpool vergeben werden. GS1 trägt dafür Sorge, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird und somit eindeutig ist. GTINs sind insbesondere von den Strichcodes her bekannt, die auf nahezu allen Produkten zu finden sind, und dort der Produktidentifikation dienen. Bei den Strichcodes handelt es sich um eine für Lesegeräte/Scanner optimierte Darstellung der GTINs. Für die Identifikation von Referenzlisteneinträgen im elektronischen Datenaustausch sind GTINs unter anderem deshalb gut geeignet, weil durch die weltweite Eindeutigkeit Fehlinterpretationen der Nummern weitgehend ausgeschlossen sind: Es braucht gar nicht bekannt zu sein, auf welche von mehreren Referenzlisten sich die Nummer bezieht, um sie eindeutig entschlüsseln zu können.